Regularização de Empresa: Primeiros Passos

A regularização de uma empresa vai muito além do processo de abertura, onde se obtêm os registros e cadastros necessários de acordo com o porte e atividade escolhidos. Apenas possuir um CNPJ ativo não é suficiente. A regularização envolve uma série de tarefas contínuas, como manter em dia os registros contábeis, o pagamento de impostos e a entrega das obrigações acessórias.

Ao iniciar suas atividades, a empresa passa a ter responsabilidades fiscais, contábeis e trabalhistas que, se não cumpridas corretamente, podem gerar diversos problemas. Este guia visa esclarecer todas as etapas e procedimentos necessários para manter sua empresa regularizada.

Entendendo o Status do CNPJ

Estar com o CNPJ em situação irregular significa que a empresa não está ativa conforme os registros da Receita Federal. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como falta de pagamento de impostos ou a não entrega das obrigações acessórias. As principais situações cadastrais irregulares são:

– SUSPENSA: A empresa não cumpriu com suas obrigações ou está sob investigação.

– INAPTA: Após dois anos na situação de suspensão, a empresa continua irregular.

– BAIXADA: A empresa foi extinta por solicitação ou ação da Receita após cinco anos de inatividade.

– NULA: Problemas cadastrais como duplicidade de inscrição.

Consequências de um CNPJ Irregular

Um CNPJ irregular impede a empresa de realizar diversas atividades essenciais, como emitir notas fiscais, movimentar conta bancária, firmar contratos e obter crédito. É fundamental regularizar a situação para evitar esses problemas e garantir o funcionamento legal da empresa.

Regularização de Empresa Inativa e Sem Movimento

É crucial entender a diferença entre empresa inativa e sem movimento. Uma empresa inativa não realiza qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante o ano-calendário. Já uma empresa sem movimento pode ter realizado atividades em alguns meses do ano.

Empresa Inativa

Para ser considerada inativa, a empresa não deve ter realizado nenhuma movimentação financeira durante o ano-calendário. A única exceção é o pagamento de multas ou tributos relativos a anos anteriores. Empresas inativas devem entregar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) como inativas.

Empresa Sem Movimento

Uma empresa sem movimento realizou atividades em alguns meses do ano, mas não teve faturamento ou outras movimentações em outros meses. Essas empresas não podem fazer a declaração simplificada de inatividade e precisam manter os registros contábeis em dia.

Obrigações Acessórias

Além de pagar impostos e emitir notas fiscais, as empresas devem cumprir uma série de obrigações acessórias estabelecidas pela Receita Federal. Essas obrigações variam conforme o regime tributário e incluem a entrega de diversas declarações e informações contábeis e trabalhistas.

Departamento Pessoal e RH

Mesmo empresas sem funcionários devem entregar certas obrigações acessórias, como a RAIS Negativa e a GFIP sem movimento. Empresas com colaboradores precisam manter a folha de pagamento em dia e emitir guias de pagamento de impostos e contribuições.

Simples Nacional

Empresas optantes pelo Simples Nacional devem enviar mensalmente o PGDAS, mesmo quando não há faturamento. A não entrega dessa obrigação pode gerar multas e impedir a apuração dos impostos devidos nos meses seguintes.

Lucro Presumido

Empresas no regime de Lucro Presumido devem entregar a DCTF, a ECD e a ECF. A não entrega dessas obrigações acarreta multas significativas.

Como Regularizar a Empresa

Para regularizar sua empresa, siga os passos abaixo:

1. Consultar Pendências: Verifique junto à Receita Federal quais são as pendências da sua empresa. Use o serviço de “Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral” no site da Receita para saber a situação do seu CNPJ.

2. Organizar Documentação: Reúna toda a documentação necessária, incluindo registros contábeis e declarações pendentes.

3. Plano de Ação: Elabore um plano de ação para resolver as pendências. Isso pode incluir a entrega de obrigações acessórias atrasadas e o pagamento de impostos devidos.

4. Reprocesso Contábil: Regularize a escrituração contábil dos anos anteriores, se necessário.

5. Pagamentos e Parcelamentos: Quite os débitos fiscais e considere o parcelamento de dívidas, se disponível.

Quanto Tempo Leva?

O tempo necessário para regularizar a empresa depende das pendências. A partir da entrega da documentação correta, a Receita Federal costuma liberar o CNPJ rapidamente.

Vantagens de Estar Regularizado

Manter a empresa regularizada traz várias vantagens, como a possibilidade de emitir notas fiscais, acessar linhas de crédito com juros menores e participar de programas de apoio do governo. Além disso, evita problemas legais e fiscais que podem comprometer a continuidade do negócio.

Consultoria Contábil

A regularização de uma empresa pode ser complexa e requer conhecimento especializado. Por isso, contar com o apoio de um escritório de contabilidade é essencial. A SOS Contabilidade é referência nesse serviço, auxiliando empresas de diversos portes e segmentos a manterem suas obrigações em dia e a evitarem problemas com o fisco.

Se você está com dúvidas sobre como regularizar a sua empresa ou precisa de assistência para colocar sua contabilidade em ordem, entre em contato conosco da SOS Contabilidade clicando aqui. Nossa equipe está pronta para ajudar você a manter seu negócio em conformidade com todas as exigências legais.

Saiba mais sobre nós através da nossa página principal